Как понять, что пора переходить
- Активных договоров больше 50–100, и чтобы понять, от кого сегодня ждать платёж, уходит время.
- О пропущенной дате платежа узнаёте поздно — через несколько недель клиент говорит «забыл».
- Товар на складе и остаток в Excel не совпадают.
- В один файл пишут несколько сотрудников, и непонятно, кто что изменил.
- В конце месяца никто точно не может сказать, сколько осталось прибыли.
- Собираетесь открыть второй филиал.
Какие данные нужны для переноса
| Данные | Что должно быть |
|---|---|
| Клиенты | ФИО, телефон, паспорт или ПИНФЛ, адрес; если есть поручитель — его данные |
| Открытые договоры | Дата, товар, цена, первый взнос, срок, ежемесячный платёж |
| Платежи | Сколько и когда оплачено по каждому договору; как минимум — остаток долга |
| Склад | Название, категория, остаток, закупочная и продажная цена; для телефонов — IMEI |
| Сотрудники | Кто продавец, кто кассир, кто взыскатель — для ролей |
Закрытые договоры переносить не обязательно — они могут остаться в архиве. А вот открытые договоры и остатки должны быть точными: именно по ним работают напоминания и взыскание.
Очистка данных: самые частые проблемы
- Телефоны в разном формате (+998, 8, с пробелами) — приведите к одному.
- Один клиент записан дважды — объедините по паспорту или ПИНФЛ.
- Остаток долга не совпадает с графиком — сверьте каждый с клиентом.
- Договоры в долларах и сумах вперемешку — вынесите валюту в отдельный столбец.
Порядок перехода
- 1
Назначьте дату
Выберите начало или середину месяца — с этого дня новые договоры оформляются только в программе.
- 2
Перенесите базу
Клиенты, открытые договоры, платежи и остатки загружаются в программу. Старые договоры помечаются отдельно.
- 3
Проверьте
Выберите случайно 20–30 договоров и сверьте остаток долга и дату следующего платежа с Excel.
- 4
Обучите
Короткое обучение для каждой роли: продавцу — договор, кассиру — платежи, взыскателю — просроченные.
- 5
Не ведите параллельно
Оставьте Excel только для чтения. Вести в двух местах — вдвое больше ошибок.
На что смотреть при выборе программы
- Создана ли она для рассрочки: график, напоминания, просрочки, поручитель — готовы?
- Подключены ли проверка клиента (КАТМ, МИБ) и автосписание с карты?
- Если продаёте телефоны — связана ли с MDM?
- Склад и касса — в этой же программе или отдельно?
- Помогают ли с переносом старой базы?
- Открыты ли цены и как они устроены?
В ABBOT при установке старая база переносится из Excel или другой программы, а сотрудники проходят обучение. Цены указаны открыто.
ABBOT делает это за вас
Проверка клиента, договор, график, автосписание с карты и работа с просрочкой — в одной программе для рассрочки.